TUGAS MANAJEMEN MUTU TENTANG ISO DAN SNI

TUGAS

UJIAN AKHIR SEMESTER

  Disusun Untuk Memenuhi Tugas Ujian Akhir Semester

Mata Kuliah : Manajemen Mutu

Dosen Pengampu : Iwan Fahri Cahyadi, S.P, M.M

 Disusun Oleh :

                                               Dian Prasetya                          1320310118   

        

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI KUDUS

JURUSAN/PRODI SYARI’AH/MANEJEMEN BISNIS SYARIAH

TAHUN AKADEMIK 2016

1.      Terangkan syarat khusus untuk mendapatkan sertifikat ISO dan SNI ?

Jawab :

Syarat khusus yang perlu dipersiapkan untuk mendapatkan sertifikat ISO dan SNI yaitu:

a.       Syarat khusus untuk mendapatkan sertifikat ISO

a.       Top Manajemen harus memutuskan untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO.

b.      Top Manajemen harus menyiapkan sumber daya yang mumpuni untuk menerapkan keputusan di atas. Persiapan tersebut berupa:

·         Kebutuhan sumber daya manusia seperti Management Representative atau Kordinator ISO dan Tim ISO untuk menyiapkan, menerapkan, memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu di perusahaan.

·         Kebutuhan Waktu. Setidaknya lakukan pertemuan Tim ISO 2 jam perhari atau bisa digabung menjadi sehari dalam seminggu untuk 3 bulan pertama penerapan guna memastikan semua persyaratan ISO dipenuhi.

c.       Kebutuhan Biaya untuk Konsultan ISO dan Sertifikasi ISO Bentuklah tim yang minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi (dari tingkatan atas atau kepala  dan bawah atau staf  kemudian tunjuklah salah seorang dari kepala tersebut sebagai Management Representative atau Kordinator ISO. Penunjukkan Management Representative memang dipersyaratkan oleh standar ISO. Untuk kelancaran penerapan ISO, pastikan Management Representative adalah karyawan yang paling mengerti proses bisnis perusahaan dan disegani oleh semua pihak.

d.      Membuat rencana training. Training pengenalan ISO untuk semua karyawan. Training sistem dokumentasi ISO untuk tim ISO dan training audit internal untuk tim ISO. Hubungi Multiple Training & Consulting (Konsultan ISO yang handal) untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.

e.       Bandingkan sistem yang sudah berjalan di perusahaan anda dengan standar sistem manajemen mutu ISO. Analisis apa saja persyaratan ISO yang belum anda terapkan.

f.       Rumuskan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu (target pekerjaan) setiap divisi yang ada di perusahaan anda. Buatlah target yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Time Target)

g.      Merumuskan 6 prosedur wajib yang dipersyaratkan ISO yaitu prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal

h.      Merumuskan prosedur kerja untuk setiap divisi. Bagi proses atau kegiatan yang harus dikontrol maka sebaiknya dibuatkan prosedur. Contoh prosedur kerja: Prosedur Penerimaan Karyawan, Prosedur Perencanaan Produksi, Prosedur Penyimpanan Barang, Prosedur Pelaksanaan Survey Kepuasan Pelanggan, dsb.

i.        Untuk proses-proses yang dianggap rumit dan membutuhkan penjelasan detail, maka buatlah Instruksi Kerja (bila perlu disertai gambar ilustrasi.

j.        Lengkapi prosedur kerja dan instruksi kerja tersebut dengan form isian. Form isian merupakan bukti bahwa prosedur tersebut dijalankan. Contoh form antara lain form serah terima barang, form evaluasi karyawan, form purchase request, form purchase order, dll.

k.      Membuat pedoman mutu yang berisi panduan penerapan ISO di perusahaan anda

l.        Menerapkan sistem manajemen mutu yang anda kembangkan setidaknya 3 bulan untuk memastikan semua prosedur yang telah ditetapkan, dimengerti dan dijalankan sepenuhnya oleh semua karyawan.

m.    Melaksanakan training audit internal untuk tim ISO

n.      Menjalankan audit internal pertama yang dilakukan oleh auditor internal yang telah mengikuti training. Auditor internal akan mengaudit seluruh divisi di perusahaan anda dan memeriksa kesesuaian dan ketidaksesuaian perusahaan anda dengan standar ISO atau prosedur dan kebijakan yang ditetapkan.

o.      Mengubungi badan sertifikasi untuk mengajukan audit sertifikasi. Setidaknya anda harus menghubungi badan sertifikasi 1 bulan sebelum tanggal audit yang anda inginkan.

p.      Melaksanakan rapat tinjauan manajemen yang dipimpin langsung oleh Top Manajemen untuk memastikan semua persyaratan ISO telah diimplementasikan.

q.       Badan Sertifikasi akan mengaudit anda dalam 2 stage; (1) Initial Audit dan (2) Main Audit. Pastikan Tim ISO anda telah siap.

b.      Syarat khusus untuk mendapatkan sertifikat SNI

a.       Mengisi Formulir Permohonan SPPT SNI

Daftar isian permohonan SPPT SNI dilampiri:

·         Fotokopi Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu SNI 19-9001-2001 (ISO 9001:2000) yang dilegalisir. Sertifikasi tersebut diterbitkan Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu (LSSM) yang diakreditasi Komite Akreditasi Nasional (KAN).

·         Jika berupa produk impor perlu dilengkapi sertifikat dari LSSM negara asal dan yang telah melakukan Perjanjian Saling Pengakuan (Mutual Recognition Arrangement/MRA) dengan KAN. Proses pada tahap pertama ini biasanya berlangsung selama satu hari.

b.      Verifikasi Permohonan

Verifikasi meliputi : semua persyaratan untuk SPPT SNI, jangkauan lokasi audit, kemampuan memahami bahasa setempat (jika ada kesulitan, perlu penerjemah bahasa setempat untuk audit kesesuaian). Selanjutnya akan terbit biaya (invoice) yang harus dibayar produsen. Proses verifikasi perlu waktu satu hari.

c.       Audit Sistem Manajemen Mutu Produsen

·         Audit Kecukupan (tinjauan dokumen) : Memeriksa kelengkapan dan kecukupan dokumen sistem manajemen mutu produsen terhadap persyaratan SPPT SNI. Bila hasilnya ditemukan ketidaksesuaian kategori mayor maka permohonan harus melakukan koreksi dalam jangka waktu dua bulan. Jika koreksi produsen tidak efektif, permohonan SPPT SNI akan ditolak.

·         Audit Kesesuaian : Memeriksa kesesuaian dan keefektifan penerapan Sistem Manajemen Mutu di lokasi produsen. Bila hasilnya ditemukan ketidaksesuaian, pemohon harus melakukan koreksi dalam jangka waktu dua bulan. Jika tindakan koreksinya tidak efektif, maka LSPro-Pustan Deperin akan melakukan audit ulang. Bila hasil audit ulang tidak memenuhi persyaratan SNI, pemohonan SPPT SNI produsen ditolak. Proses audit biasanya perlu waktu minimal 5 hari.

d.      Pengujian Sampel Produk

Jika diperlukan pengambilan sampel untuk uji laboratorium, pemohon menjamin akses Tim Asesor dan Petugas Pengambil Contoh (PPC) untuk memperoleh catatan dan dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu. Pengujian dilakukan di laboratorium penguji atau lembaga inspeksi yang sudah diakreditasi. Jika dilakukan di laboratorium milik produsen., diperlukan saksi saat pengujian. Sampel produk diberi Label Contoh Uji (LCU) dan disagel. Proses ini butuh waktu minimal 20 hari kerja.

e.       Penilaian Sampel Produk

Laboratorium penguji menerbitkan Sertifikasi Hasil Uji. Bila hasil pengujian tidak memenuhi persyaratan SNI, pemohon diminta segera melakukan pengujian ulang. Jika hasil uji ulang tak sesuai persyaratan SNI, permohonan SPPT SNI ditolak.

f.       Keputusan Sertifikasi

Seluruh dokumen audit dan hasil uji menjadi bahan rapat panel Tinjauan SPPT SNI. Proses penyiapan bahan biasanya perlu waktu 7 hari kerja, sementara rapat panel sehari.

g.      Pemberian SPPT-SNI

Melakukan klarifikasi terhadap perusahaan atau produsen yang bersangkutan. Proses klarifikasi ini perlu waktu 4 hari kerja. Keputusan pemberian sertifikat oleh Panel Tinjauan SPPT SNI didasarkan pada hasil evaluasi produk yang memenuhi : kelengkapan administrasi (aspek legalitas), ketentuan SNI, dan proses produksi serta sistem manajeman mutu yang diterapkan dapat menjamin konsistensi mutu produk. Jika semua syarat terpenuhi, Besoknya pihak pemberi setifikat menerbitkan SPPT SNI untuk produk pemohon.

h.      Membayar biaya kepengurusan SNI

i.        SIPA atau yang setara lainnya atau Surat keterangan Kerjasama Perusahaan Pemohon SPPT SNI dengan Perusahaan pemegang SIPA untuk Logam.

j.        Sertifikat Hasil produk (Terutama produk logam) terhadap Permenkes Nomor 416/Menkes/PER/IX/1996 (untuk AMDK).

k.      Kopi laporan atau sertifikat kalibrasi peralatan inspeksi/pengujian (untuk AMDK).

l.        Khusus untuk produk SIR disertai dengan Tanda Pengenal Produsen (TPP).

2.      Apa peran dan tugas pemerintah agar Industri Kecil Menengah (IKM) dapat memperoleh ISO dan SNI ?

Jawab :

            Peran dan tugas pemerintah agar Industri Kecil Menengah dapat memperoleh ISO dan SNI, yaitu:

a.       Membantu IKM dalam memperoleh sertifikat ISO dan SNI.

b.      Menyusun rencana progam, pengendalian serta evaluasi pelaporan dalam mendampingi IKM untuk mendapatkan sertifikat ISO dan SNI.

c.       Penyelenggaraan bimbingan terhadap IKM

d.      Pembinaan dan Pengembangan pengusaha industri menengah, besar, kecil dan pengendalian pencemaran.

e.       Penyelenggaraan perlindungan terhadap konsumen

f.       Penyelenggaraan sosialisasi bagi pihak IKM dalam mendapatkan sertifikat ISO dan SNI

g.      Pembinaan jabatan fungsional pada IKM

3.      Apa yang harus dilakukan IKM bila telah memperoleh SNI dan ISO ?

Jawab :

            Hal-hal yang perlu dilakukan IKM setelah memperolelh SNI dan ISO yaitu:

a.       Meningkatkan kualitas dan standar produk. Guna dapat memanfaatkan peluang dan potensi pasar di kawasan ASEAN dan pasar global, maka produk yang dihasilkan IKM haruslah memenuhi kualitas dan standar yang sesuai dengan kesepakatan ASEAN dan negara tujuan. Dalam kerangka itu, maka IKM harus mulai difasilitasi dengan kebutuhan kualitas dan standar produk yang dipersyaratkan pasar ASEAN maupun di luar ASEAN. Peranan dukungan teknologi untuk peningkatan kualitas dan produktivitas perlu segera dilakukan dalam memperkuat kemampuan IKM yang ingin memanfaatkan pasar ASEAN.

b.      Meningkatkan akses finansial. Isu finansial dalam pengembangan bisnis IKM sangatlah klasik. Selama ini, belum banyak IKM yang bisa memanfaatkan skema pembiayaan yang diberikan oleh perbankan. Tiga isu umum yang masih dihadapi IKM berkaitan dengan akses finansial:

·         Aspek formalitas, karena banyak IKM yang tidak memiliki legal status.

·         Aspek skala usaha, dimana sering sekali skema kredit yang disiapkan perbankan tidak sejalan dengan skala usaha IKM.

·         Aspek informasi, di mana perbankan tidak tahu IKM mana yang harus dibiayai, sementara itu IKM juga tidak tahu skema pembiayaan apa yang tersedia di perbankan.

c.       Meningkatkan kualitas SDM dan jiwa kewirausahaan IKM. Secara umum kualitas SDM pelaku IKM di Indonesia terus harus ditingkatkan, terlebih spirit kewirausahaannya. Oleh karena itu, untuk memperkuat kualitas dan kewirausahaan IKM di Indonesia, maka diperlukan adanya pendidikan dan latihan keterampilan, manajemen, dan diklat teknis lainnya yang tepat, yang sesuai dengan kebutuhan. Pengembangan kewirausahaan juga perlu ditingkatkan.

d.      Memperkuat dan meningkatkan akses dan transfer teknologi bagi IKM untuk pengembangan IKM inovatif. Akses dan transfer teknologi untuk IKM masih merupakan tantangan yang dihadapi di Indonesia. Peranan inkubator, lembaga riset, dan kerjasama antara lembaga riset dan perguruan tinggi serta dunia usaha untuk alih teknologi perlu digalakkan. Kerjasama atau kemitraan antara perusahaan besar, baik dari dalam dan luar negeri dengan IKM harus didorong untuk alih teknologi Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 9001:2008: Penerapan pada Usaha Kecil dan Menengah.